Comment les centres du Canada atlantique ont utilisé le Code de pratique de l’assurance de la qualité pour les programmes canadiens de radiothérapie en vue d’accélérer l’amélioration de la qualité

En 2015, le PCQR a procédé à un vaste examen des programmes de radio-oncologie (PRO) afin d’en déterminer le degré de mise en œuvre et les répercussions dans l’ensemble du pays. Dans le Canada atlantique, divers programmes de radiothérapie ont profité de cet audit pour élaborer des pratiques exemplaires informelles afin de se conformer aux indicateurs clés de qualité (ICQ) contenus dans l’AQP. À la suite de la soumission indépendante de cet audit, quatre PRO affiliés à l’Université Dalhousie et répartis dans trois provinces se sont réunis par vidéoconférence dans le cadre d’une Communauté de pratique (CP) du Comité d’assurance de la qualité en radiothérapie (CAQRT), afin d’examiner les réponses de chaque centre et de discuter des réussites et des défis liés à la conformité régionale à chaque indicateur. Ces 4 centres ont choisi d’effectuer un second audit après cette réunion afin de déterminer si la discussion avait changé la perception des taux de conformité.

Le PCQR s’est entretenu avec la Dre Amanda Caissie, radio-oncologue à l’Hôpital régional de Saint John, pour voir en quoi ce processus a aidé son centre !

Q : Avant de procéder au premier audit, dans quelle mesure pensiez-vous que votre centre parvenait à respecter les ICQ ?
R : L’hôpital régional de Saint John est un petit hôpital situé dans une province aux ressources limitées. Je m’attendais donc à ce que nous ayons des difficultés avec certains ICQ en raison de ce manque de ressources. L’audit initial de notre CAQRT local s’est soldé par un taux de conformité de 85 %, ce qui est proche de la moyenne nationale.

Q : Lorsque vous vous êtes tous réunis en personne, comment s’est déroulée la discussion ?
R : Nous avons commencé par partager les résultats de l’audit initial. Certains centres pensaient qu’ils étaient tout à fait conformes, tandis que d’autres s’évaluaient de manière critique et obtenaient des notes inférieures. Lorsque nous avons commencé à passer en revue les ICQ un par un, nous avons commencé à observer des ajustements de nos scores. Par exemple, pour l’ICQ exigeant des politiques et des procédures écrites pour traiter les incidents de RT, la plupart d’entre nous pensaient remplir ce critère au départ. Puis nous avons discuté de la date de la dernière révision et mise à jour de ces politiques et procédures. Étaient-elles utilisées de manière active ? Leur existence était-elle connue ? Nous avons constaté qu’il y avait une différence entre faire quelque chose et le faire bien. Les trois quarts d’entre nous ont changé leur réponse : de « oui », nous sommes passés à « non » à la suite de cette discussion.

Q : Et en quoi pensez-vous que la discussion en personne a été utile ?
R : Ce n’est pas une mauvaise chose de dire « non », nous ne répondons pas de manière adéquate à cet ICQ. Pour moi, cela signifie qu’on s’efforce continuellement de faire mieux. Peu après le début des discussions de groupe, nous nous sommes rendu compte que notre centre avait été un peu trop optimiste en ce qui concerne les scores de conformité à l’ICQ. S’agit-il d’un « oui » à 90 % ou d’un « oui » à 10 % ? Ce dernier devrait peut-être être un « non » et nous avons d’ailleurs commencé à évaluer nos scores « non » de manière plus descriptive sur une échelle de 0 à 10 afin de pouvoir constater nos améliorations continues pour certains ICQ difficiles. Il y a un risque à être trop optimiste dans l’auto-évaluation : les ressources ne peuvent pas être mises à disposition pour combler les lacunes s’il apparaît faussement que tous les objectifs sont déjà atteints.

La discussion de groupe a également mis en évidence le fait que nous n’avons pas à travailler en vase clos, à tout réinventer ou à dupliquer des ressources limitées. Nous avons la chance d’être une petite région très unie et les quatre centres s’entraident en partageant des conseils pour réussir ou des ressources telles que des politiques.

Q : Et quelle est la suite du processus ?
R : À la suite du processus d’audit, notre CP du CAQRT prévoit se réunir régulièrement pour déterminer comment nous pouvons aider les centres individuels à mettre en œuvre des processus visant à améliorer la conformité avec le Code de pratique de l’AQP et à se préparer à l’audit d’Agrément Canada qui commence cette année.

Je dirais que la discussion de groupe a été aussi importante que l’auto-évaluation de chaque centre. Elle a permis d’entamer tout un dialogue sur l’ICQ et d’autres initiatives du PCQR en matière de qualité. Tous les centres souhaitent finir par dépasser les attentes de base d’Agrément Canada et placer la barre plus haut pour s’imposer des normes plus élevées. Les participants ont estimé que les initiatives d’amélioration de la qualité devraient être permanentes et ne pas se limiter à la préparation requise par Agrément Canada. Je suis en train de préparer un manuscrit qui détaille notre processus, afin que d’autres puissent tirer profit de notre expérience positive.